Was im Büro jeden Tag gleich abläuft, bereitet die Automatisierung vor
Postfach sortieren, Rechnungen weiterreichen, Bestätigungen gegen die Bestellung halten, bei offenen Angeboten nachhaken: Das sind Handgriffe nach festem Muster. Eine Automatisierung erledigt die Vorarbeit, die Entscheidung trifft weiterhin jemand aus Ihrem Büro.
Wo es heute hakt
Im Handwerksbetrieb macht das Büro oft eine Person, manchmal die Chefin nebenbei, manchmal der Meister am Abend. Dieselbe Person liest Anfragen, gleicht Lieferscheine ab, legt Rechnungen für den Steuerberater bereit und erinnert sich, wem vor drei Wochen ein Angebot geschickt wurde. Bleibt sie einen Tag auf der Baustelle oder ist krank, staut sich alles.
Dazu kommt, dass die Informationen verstreut sind: das Postfach in Outlook, die Pläne am Server, die Aufträge in der Handwerkersoftware, die Fotos am Handy der Monteure. Wer etwas zusammenführen will, kopiert von Hand.
Was wir im Handwerksbüro automatisieren
Eine Auswahl an Abläufen für Handwerksbetriebe in Österreich, sortiert nach Bereichen. Jeder Ablauf bereitet vor, Ihr Büro prüft und gibt frei. Welcher davon bei Ihnen am meisten Zeit freimacht, klären wir im Erstgespräch.
Anfragen und Angebote
Einkauf und Material
- Auftragsbestätigungen des Großhandels mit der Bestellung abgleichen
- Lieferscheine gegen die Rechnung prüfen
- Preisanfragen an mehrere Lieferanten als Entwurf vorbereiten
Rechnungen und Buchhaltung
- Eingangsrechnungen erkennen, sauber benennen und für die Steuerberatung ablegen, in Österreich oft für BMD oder RZL
- Hinweis, wenn sich die Bankverbindung eines Lieferanten ändert
- Offene Ausgangsrechnungen auflisten und Zahlungserinnerungen als Entwurf vorbereiten
Baustelle und Dokumentation
- Regieberichte und Stundenzettel aus Foto oder Sprachnachricht vorbereiten
- Baustellenbericht aus ein paar Stichworten des Monteurs
- Baustellenfotos dem richtigen Auftrag zuordnen
- Übergabe- und Abnahmeprotokolle vorbereiten
Kunden und Service
- Kunden an Wartungstermine erinnern, etwa bei Heizung, Toren oder Brandschutztüren
- Terminerinnerung am Vortag mit Hinweisen für den Kunden
- Nach Abschluss eine Bitte um Bewertung vorbereiten, verschickt nur nach Freigabe
- Unterlagen eines alten Auftrags für einen Gewährleistungsfall zusammenstellen
Personal und Büro
- Bewerbungen für Lehrstellen sammeln und kurz zusammenfassen
- Stellenanzeigen mit dem in Österreich vorgeschriebenen Hinweis auf das kollektivvertragliche Mindestentgelt vorbereiten
- Urlaubsanträge sammeln und mit dem Baustellenplan abgleichen
- Wochenübersicht für die Geschäftsführung aus Postfach und Kalender
Was das in der Praxis heißt
Beispiele für mögliche Abläufe, keine Kundenfälle. Was bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch.
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Neue Anfragen vorsortiert
Eine Anfrage für ein Vordach kommt über das Kontaktformular, eine zweite per Mail mit drei Handyfotos. Beide landen zusammengefasst bei der zuständigen Person, fehlende Angaben wie Ort oder Maße sind markiert, ein Antwortentwurf liegt bereit.
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Lieferantenrechnungen weitergereicht
Rechnungen vom Großhändler werden aus dem Postfach erkannt, mit Lieferantennamen und Rechnungsnummer benannt und in den Ordner für die Buchhaltung gelegt. Hat sich die Bankverbindung gegenüber der letzten Rechnung geändert, gibt es einen Hinweis statt stiller Ablage.
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Auftragsbestätigungen gegengelesen
Kommt die Bestätigung für Profile, Beschläge oder Kabel zurück, wird sie mit der Bestellung verglichen. Abweichende Mengen, Liefertermine oder Preise sieht das Büro beim Eingang der Bestätigung, statt sie erst bei der Montage zu bemerken.
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Offene Angebote im Blick
Angebote ohne Rückmeldung nach einer vereinbarten Frist tauchen in einer Liste auf, mit einem vorbereiteten Nachfass-Text. Ob und wann nachgefragt wird, entscheiden Sie.
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Baustellenbericht aus Stichworten
Der Monteur spricht am Abend ein paar Sätze ins Handy oder tippt Stichworte. Daraus entsteht ein sauber formulierter Berichtsentwurf für den Auftrag, den das Büro durchliest und ablegt.
So läuft es ab
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Den zähesten Ablauf finden
Im Erstgespräch suchen wir die Aufgabe, bei der in Ihrem Büro regelmäßig am meisten liegen bleibt. Mit genau dieser fangen wir an.
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Zugänge klären
Wir klären, auf welches Postfach und welche Ordner die Automatisierung zugreifen darf. Ob Ihre Handwerkersoftware eine passende Schnittstelle hat, also einen offiziellen Zugang für den Datenaustausch, prüfen wir im Einzelfall.
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Probelauf mit Ihren Mails
Eine Zeit lang läuft der Ablauf neben dem Büro mit. Sie sehen jede Meldung und jeden Entwurf und sagen uns, was nicht passt.
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Laufender Betrieb
Passt das Ergebnis, bleibt der Ablauf eingeschaltet. Goma-IT betreut ihn und passt ihn an, wenn sich Lieferanten, Formulare oder Zuständigkeiten ändern.
Was bewusst nicht dazugehört
- Keine Mail an Kunden oder Lieferanten geht ohne Freigabe hinaus, keine Rechnung wird automatisch bezahlt.
- Preise, Termine und Zusagen bleiben beim Betrieb. Die Automatisierung kalkuliert nicht und verspricht nichts.
- Ungewöhnliche Fälle werden markiert und weitergeleitet, nicht still erledigt.
- Die Handwerkersoftware selbst bleibt, wie sie ist. Gebucht und erfasst wird dort weiterhin vom Büro.
Ihre Daten
Die Abläufe laufen mit dem Automatisierungswerkzeug n8n auf Servern, die Goma-IT selbst betreibt, bei Hostinger in einem Rechenzentrum in der EU. Wo Text aus Mails oder Rechnungen erkannt oder ein Entwurf formuliert wird, kommt ein Sprachmodell zum Einsatz. Welches (zum Beispiel Azure OpenAI, OpenAI oder Anthropic), legen wir je Projekt fest und sagen es Ihnen, bevor der Ablauf startet.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür eine neue Software?
In der Regel nicht. Die Automatisierung arbeitet mit Ihrem vorhandenen Postfach, etwa Microsoft 365 oder einem anderen Mailpostfach, und mit Ihren Ablagen.
Was passiert, wenn die Automatisierung danebenliegt?
Dafür gibt es die Freigabe. Ein falsch sortierter Entwurf landet bei einer Person im Büro, bevor er etwas anrichten kann. Fehler aus dem Probelauf nutzen wir, um den Ablauf nachzuschärfen.
Was ist n8n?
Ein Werkzeug, mit dem sich Programme und Postfächer zu Abläufen verbinden lassen. Goma-IT betreibt es selbst auf eigenen Servern in der EU, Sie brauchen dafür kein eigenes Konto und keine Installation im Betrieb.
Müssen wir im Büro etwas umstellen?
Kaum. Die Entwürfe und Hinweise kommen dort an, wo Sie ohnehin arbeiten, meist im Postfach oder in einem Ordner. Neu ist nur, dass vieles schon vorbereitet ist.
Wie wird abgerechnet?
Nach Umfang, also danach, wie viele Postfächer und Abläufe dazugehören. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot.
Passt dazu
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen ehrlich, ob sich dieser Baustein für Sie lohnt.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818