Wie erinnere ich Kunden an die jährliche Wartung, ohne jede Liste von Hand durchzugehen?
Eine Automatisierung kann aus Ihrer Wartungsliste oder Ihrer Software regelmäßig heraussuchen, wessen Wartung fällig wird, und für jeden Kunden einen Erinnerungsentwurf mit Terminvorschlag vorbereiten. Das Büro sieht die Entwürfe durch und schickt sie ab. Voraussetzung ist, dass das letzte Wartungsdatum irgendwo sauber festgehalten ist.
In Kürze
- Grundlage ist eine Liste mit Kunde, Anlage und letzter Wartung, egal ob in Excel oder in der Handwerkersoftware.
- Die Automatisierung sucht fällige Wartungen und bereitet Erinnerungen als Entwurf vor.
- Verschickt wird erst nach Freigabe, damit keine Erinnerung an einen Kunden geht, der gekündigt hat.
- Wer der Erinnerung zustimmen muss und was Sie schreiben dürfen, sollten Sie datenschutzrechtlich klären.
Die Erinnerung selbst ist das Einfachste. Schwierig ist, rechtzeitig zu wissen, wer dran ist. Genau das kann eine Automatisierung übernehmen: Sie schaut regelmäßig in Ihre Wartungsliste, findet alle Anlagen, deren Wartung in den nächsten Wochen fällig wird, und legt für jeden Kunden einen Entwurf an. Das Büro sieht die Entwürfe durch, passt bei Bedarf an und schickt sie ab.
Wer braucht das überhaupt?
Überall dort, wo Anlagen in festen Abständen gewartet oder geprüft werden. Im Handwerk sind das zum Beispiel:
- Heizungen, Thermen und Wärmepumpen bei Installateuren
- Lüftungs- und Klimaanlagen
- Brandschutztüren, Tore und Antriebe in Metallbau und Schlosserei
- Blitzschutz- und Elektroanlagen, die regelmäßig überprüft werden
- Dachrinnen, Flachdächer oder Schneefanggitter bei Spenglern und Dachdeckern
In vielen Betrieben steckt diese Information im Kopf einer Person oder in einer Liste, die einmal im Jahr durchgesehen wird. Wird diese Durchsicht vergessen, fällt es oft erst auf, wenn der Kunde mit einer kalten Wohnung anruft.
Wie sieht ein solcher Ablauf aus?
Ein möglicher Ablauf, zum Beispiel einmal pro Woche:
- Die Automatisierung liest die Wartungsliste, etwa eine Excel-Datei am Server oder die Daten aus der Handwerkersoftware, sofern es dafür einen Zugang gibt.
- Sie sucht alle Einträge, bei denen die letzte Wartung bald ein Jahr zurückliegt oder ein festgelegter Abstand erreicht ist.
- Für jeden Kunden entsteht ein Entwurf: Anrede, Anlage, Hinweis auf die fällige Wartung, zwei oder drei Terminvorschläge.
- Die Entwürfe landen gesammelt im Postfach des Büros oder in einer Liste.
- Jemand prüft, streicht Kunden, die inzwischen gekündigt haben, und schickt die übrigen ab.
Die Formulierung des Entwurfs übernimmt ein Sprachmodell, also eine KI, die Texte schreibt. So klingt nicht jede Erinnerung gleich, und Besonderheiten wie „Beim letzten Mal war der Zugang über die Garage“ können einfließen, wenn sie in der Liste stehen.
Ein Beispiel aus einem Installationsbetrieb
Ein Beispiel, wie es aussehen könnte: Ein Installateur betreut einige hundert Thermen. Bisher druckt die Chefin im Spätsommer die Liste aus und telefoniert sie durch. Mit einer Automatisierung kommt jeden Montag eine kleine Zahl an Erinnerungsentwürfen für die Kunden, deren Wartung im übernächsten Monat fällig wird. Die Chefin schickt sie ab, wenn sie passen, und ruft nur die Kunden an, bei denen eine Notiz dabeisteht. Ein Nebeneffekt kann sein, dass sich die Wartungen gleichmäßiger über das Jahr verteilen, statt sich vor der Heizsaison zu stauen.
Was muss vorher stimmen?
Die Automatisierung ist nur so gut wie die Liste, aus der sie liest. Wichtig sind:
- eine eindeutige Zuordnung von Kunde und Anlage
- das Datum der letzten Wartung in einem einheitlichen Format
- eine aktuelle Mailadresse oder Telefonnummer
- ein Vermerk, wenn ein Kunde nicht mehr erinnert werden möchte
Manche Handwerkersoftware hat ein eigenes Wartungsmodul. TAIFUN beschreibt etwa ein Modul für Wartungsverträge, Anlagen und Messwerte. Wenn Ihre Software Erinnerungen schon selbst kann, ist das oft der einfachere Weg. Eine eigene Automatisierung ist eher dann interessant, wenn die Daten verstreut sind oder die Erinnerung mit Kalender und Postfach zusammenspielen soll.
Was ist datenschutzrechtlich zu beachten?
Wer Kunden per Mail an eine Wartung erinnert, verarbeitet deren Kontaktdaten. Bei einem bestehenden Wartungsvertrag ist die Abstimmung des Termins meist Teil der Vertragserfüllung. Wer dagegen Kunden ohne Vertrag anschreibt, um ihnen eine Wartung anzubieten, bewegt sich eher im Bereich der Werbung, und dafür gelten strengere Regeln. Das ist eine allgemeine Einordnung. Bei Unsicherheit klären Sie das mit einer Beratung für Datenschutz oder bei Ihrer Interessenvertretung.
Die Abläufe von Goma-IT laufen mit n8n auf Servern, die Goma-IT bei Hostinger in der EU betreibt.
Wo sind die Grenzen?
Die Automatisierung entscheidet nicht, welche Wartungsintervalle gelten. Ob eine Anlage jährlich, alle zwei Jahre oder nach Herstellervorgabe geprüft werden muss, legen Sie fest. Sie ersetzt auch nicht das Gespräch mit Kunden, die Fragen zum Zustand ihrer Anlage haben.
Welche weiteren Büroabläufe sich auf diese Art vorbereiten lassen, beschreibt die Seite Büroabläufe automatisieren.
Häufige Fragen
Unsere Wartungsliste ist ein Excel-Blatt. Reicht das?
Als Ausgangspunkt ja, wenn Kunde, Anlage, Kontakt und letztes Wartungsdatum in eigenen Spalten stehen. Ist die Liste uneinheitlich gepflegt, ist das Aufräumen der erste Schritt.
Kann die Automatisierung auch gleich einen Termin eintragen?
Sie kann freie Zeitfenster aus einem Kalender vorschlagen. Ob sich Ihr Kalender anbinden lässt, klären wir vorher. Fix eingetragen wird ein Termin erst, wenn der Kunde zugesagt hat.
Dürfen wir Kunden einfach per Mail an die Wartung erinnern?
Bei bestehenden Wartungsverträgen gehört die Terminabstimmung meist zur Vertragserfüllung. Bei Werbung für neue Leistungen gelten strengere Regeln. Das ist eine allgemeine Einschätzung und ersetzt keine Rechtsberatung.