Beispiel: Terminerinnerungen am Vortag im Handwerksbetrieb automatisch vorbereiten
Für jeden Kundentermin des nächsten Tages liegt eine Erinnerung mit den passenden Hinweisen bereit, etwa zu Zugang, Parkplatz oder Wasser abdrehen.
Gehört zu: Büroabläufe automatisieren
So sieht es in vielen Handwerksbetrieben aus
Der Monteur steht um halb acht vor der Wohnungstür, und niemand macht auf. Der Kunde hat den Termin vergessen, ist doch schon in der Arbeit, oder der Schlüssel liegt bei der Nachbarin, von der niemand etwas weiß. Ein anderes Mal ist zwar jemand da, aber das Bad ist nicht ausgeräumt, die Zufahrt mit dem Auto verstellt, und in der Innenstadt gibt es keinen Platz für den Firmenbus. Bei Arbeiten an Leitungen muss geklärt sein, wo der Haupthahn ist und ob die Hausverwaltung Bescheid weiß. Solche Hinweise stehen oft im Angebot oder wurden am Telefon besprochen, sind aber beim Kunden längst vergessen. Ein kurzer Anruf am Vortag würde helfen, doch im Büro fehlt dafür am Nachmittag oft die Zeit, und der Chef ist selbst noch auf der Baustelle. Jede vergebliche Anfahrt kostet die Partie Arbeitszeit und bringt den Wochenplan durcheinander.
So läuft es mit Goma-IT
- Die Automatisierung liest die Kundentermine des nächsten Tages aus Ihrem Kalender oder Ihrer Terminliste.
- Für jeden Termin entsteht eine kurze Erinnerung mit Datum, Uhrzeit, Ansprechpartner im Betrieb und den Hinweisen, die zur Art des Termins passen, etwa Zugang, Parkplatz, Bad ausräumen oder Wasser abdrehen.
- Hinweise, die zu einem bestimmten Auftrag notiert sind, werden übernommen, zum Beispiel Schlüssel bei der Hausverwaltung abholen oder Hund wegsperren.
- Je nach Ihrer Festlegung liegt die Erinnerung als Entwurf zur Freigabe bereit oder wird nach einer Vorlage verschickt, die Sie vorher einmal geprüft und freigegeben haben.
- Antworten der Kunden, etwa eine Terminverschiebung, landen in Ihrem Postfach und werden als Hinweis für das Büro markiert.
Was Ihr Betrieb vorher bereitstellt
- Ein Kalender oder eine Terminliste, in der Kundentermine mit Adresse und Kontaktdaten stehen.
- Ein Satz an Hinweisen je Terminart, etwa für Wartung, Reparatur oder Montage, in Ihren eigenen Worten.
- Eine Entscheidung, ob jede Erinnerung einzeln freigegeben wird oder eine freigegebene Vorlage reicht.
Was die KI nicht übernimmt
- Ohne Ihre Festlegung geht nichts hinaus. Ob Entwurf mit Einzelfreigabe oder freigegebene Vorlage, entscheidet der Betrieb.
- Terminänderungen nimmt die Automatisierung nicht selbst vor. Verschiebungen bestätigt das Büro.
- Stimmen Termine im Kalender nicht, stimmt auch die Erinnerung nicht. Der Kalender muss gepflegt sein.
- Ob Termine direkt aus Ihrer Handwerkersoftware oder Ihrer Einsatzplanung gelesen werden können, hängt vom Programm ab und wird im Einzelfall geprüft.
Passende Software
- HERO Handwerkersoftware
- M.CONNECT Installateur-Software
- Autcom WATER Installateur-Software
- Z-Kalk Dachdecker-Software
- TAIFUN Handwerk Handwerkersoftware
Fragen dazu
Werden die Erinnerungen automatisch verschickt?
Nur wenn Sie das so festlegen und die Vorlage vorher freigegeben haben. Sonst liegt jede Erinnerung als Entwurf bereit, und das Büro schickt sie selbst ab.
Geht das auch per SMS?
Grundsätzlich ja, wenn ein SMS-Dienst genutzt wird. Welcher Weg zu Ihren Kunden passt, Mail oder SMS, klären wir im Erstgespräch.
Was ist, wenn der Kunde absagt?
Die Antwort landet in Ihrem Postfach und wird als Absage oder Verschiebung markiert. Den neuen Termin vereinbart das Büro mit dem Kunden.
Können die Hinweise je Auftrag unterschiedlich sein?
Ja. Neben den allgemeinen Hinweisen je Terminart lassen sich zu jedem Auftrag eigene Hinweise notieren, die dann in die Erinnerung übernommen werden.
Bekommen auch die Monteure eine Übersicht?
Auf Wunsch ja, etwa eine kurze Liste der Termine des nächsten Tages mit Adresse und Hinweisen. Wie die Monteure sie bekommen, legen Sie fest.
Was steht in einer typischen Erinnerung?
Zum Beispiel Datum und Zeitfenster, der Name des Monteurs oder der Partie, eine Telefonnummer für Rückfragen und zwei, drei Hinweise wie „Bitte den Zugang zum Heizraum freihalten“ oder „Parken ist im Hof möglich“. Text und Ton bestimmen Sie über die Vorlage.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818