Was kostet es mich, wenn im Büro weiterhin alles abgetippt wird?
Das kann Ihnen niemand seriös aus der Ferne sagen, aber Sie können es selbst ausrechnen: Wie oft kommt ein Beleg pro Woche, wie lange dauert das Abtippen, und was kostet eine Bürostunde in Ihrem Betrieb? Dazu kommen Kosten, die nicht auf dem Stundenzettel stehen, etwa übersehene Abweichungen oder Angebote, bei denen niemand nachfasst.
In Kürze
- Rechnen Sie mit eigenen Zahlen aus einer normalen Woche, nicht mit Durchschnittswerten aus dem Internet.
- Direkte Kosten sind Zeit mal Stundensatz; oft wichtiger sind Fehler und Liegengebliebenes.
- Eine Woche Strichliste im Büro reicht meist für eine belastbare Schätzung.
- Ob sich eine Automatisierung rechnet, hängt vom Vergleich mit Ihrem Angebot ab, nicht von einer Pauschale.
Wie viel Abtippen kostet, ist in jedem Betrieb anders, und genau deshalb lohnt es sich, einmal selbst nachzurechnen. Eine Tischlerei mit drei Lieferanten hat ein anderes Büro als ein Installationsbetrieb mit Wartungsverträgen und täglichen Großhändlerlieferungen. Mit einer Woche Beobachtung und einer einfachen Rechnung kommen Sie zu einer Zahl, auf die Sie sich verlassen können.
Was zählt alles zu „abtippen“?
Gemeint sind alle Handgriffe, bei denen Information von einer Stelle zur anderen übertragen wird, ohne dass dabei etwas entschieden wird. Im Handwerk sind das zum Beispiel:
- Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant aus einer PDF-Rechnung in eine Liste oder ins Programm übertragen
- Stunden und Material aus handschriftlichen Regieberichten der Monteure erfassen
- Adresse und Wunsch aus einer Kundenmail in die Handwerkersoftware kopieren
- Mengen auf der Auftragsbestätigung mit der eigenen Bestellung vergleichen
- Dateien umbenennen und in den richtigen Ordner schieben
Nicht dazu gehört, was Fachwissen braucht: kalkulieren, mit dem Kunden reden, eine Reklamation beurteilen.
Wie rechne ich die direkten Kosten aus?
Führen Sie eine Woche lang eine Strichliste neben dem Bürotisch. Je Art von Beleg ein Strich pro Stück, dazu an zwei, drei Stellen mit der Uhr gemessen, wie lange ein Stück dauert. Daraus ergibt sich eine einfache Rechnung:
| Beleg | Stück pro Woche | Minuten pro Stück | Minuten pro Woche |
|---|---|---|---|
| Lieferantenrechnungen | Ihre Zahl | Ihre Messung | Stück mal Minuten |
| Regieberichte | Ihre Zahl | Ihre Messung | Stück mal Minuten |
| Anfragen übertragen | Ihre Zahl | Ihre Messung | Stück mal Minuten |
Die Summe der letzten Spalte, geteilt durch 60, ergibt Stunden pro Woche. Multipliziert mit dem, was eine Bürostunde Ihren Betrieb inklusive Lohnnebenkosten kostet, und mit den Arbeitswochen im Jahr, haben Sie die direkten Kosten. Den Stundensatz kennt Ihre Lohnverrechnung oder Ihre Steuerberatung.
Macht der Chef das Büro am Abend selbst, rechnen Sie ehrlich mit seinem Stundensatz. Der ist in der Regel höher als der einer Bürokraft, und diese Stunden fehlen für Angebote oder für die Familie.
Welche Kosten tauchen in keiner Liste auf?
Die direkten Stunden sind oft der kleinere Teil. Teurer sind die Folgen, wenn beim Abtippen etwas untergeht:
- Übersehene Abweichungen: Der Großhändler liefert eine andere Menge oder rechnet einen anderen Preis ab, und niemand merkt es, weil der Vergleich fehlt.
- Vergessene Regiestunden: Ein Zettel liegt noch im Bus und wird nie verrechnet.
- Angebote ohne Nachfassen: Ein Kunde hätte zugesagt, wenn jemand nach zwei Wochen angerufen hätte.
- Rückfragen: Eine Anfrage ohne Adresse oder Foto kostet ein zweites Telefonat.
Diese Posten lassen sich schwer in Euro fassen. Schreiben Sie in der Beobachtungswoche einfach mit, wie oft so etwas vorkommt. Schon die Anzahl sagt viel.
Ein Beispiel, wie so eine Woche aussehen kann
Ein Beispiel zur Veranschaulichung: In einem Malerbetrieb führt die Bürokraft die Strichliste. Am Ende der Woche stehen Rechnungen, Stundenzettel und Anfragen getrennt auf dem Blatt, dazu zwei Notizen: eine Rechnung mit falschem Farbton-Aufschlag, die erst beim zweiten Hinsehen auffiel, und eine Anfrage, die drei Tage im Postfach lag. Mit diesen Notizen lässt sich viel konkreter über eine Automatisierung reden als mit einem allgemeinen Gefühl, dass „zu viel Büro“ ist.
Wann rechnet sich eine Automatisierung?
Wenn die Kosten aus Ihrer Rechnung über dem liegen, was Einrichtung und Betreuung kosten. Dafür brauchen Sie ein konkretes Angebot für genau Ihre Abläufe. Eine allgemeine Zahl wäre hier unseriös, weil Postfächer, Belegarten und Software sehr unterschiedlich sind.
Ein paar Faustregeln ohne Zahlen: Je öfter ein Beleg kommt und je gleichförmiger er aussieht, desto eher lohnt es sich. Seltene, sehr unterschiedliche Fälle bleiben besser beim Menschen.
Welche Abläufe sich im Büro eines Handwerksbetriebs vorbereiten lassen und wie die Abrechnung nach Umfang funktioniert, steht auf der Seite Büroabläufe automatisieren.
Häufige Fragen
Gibt es Erfahrungswerte, wie viel Zeit man spart?
Wir nennen bewusst keine Prozentzahlen. Wie viel wegfällt, hängt davon ab, wie Ihre Belege aussehen und wie viel heute schon digital ankommt. Ihre eigene Strichliste ist aussagekräftiger als jede allgemeine Zahl.
Wird die Bürokraft dann überflüssig?
Das ist nicht der Gedanke. Freigeben, nachfragen, mit Kunden telefonieren und Ausnahmen klären bleibt bei ihr. Wegfallen soll das Abschreiben und Hin- und Herkopieren.
Wie kommen wir zu einem Angebot für den Vergleich?
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir Ihre Abläufe durch. Danach bekommen Sie ein schriftliches Angebot, das Sie Ihrer eigenen Rechnung gegenüberstellen können.