Lieferschein, Bestellung und Rechnung vom Großhändler abgleichen: Geht das automatisch?

Ja, zu einem guten Teil. Den Abgleich, bei dem jemand Bestellung, Lieferschein und Rechnung nebeneinanderlegt und Zeile für Zeile vergleicht, kann eine Automatisierung vorbereiten. Sie liest die drei Belege aus, ordnet die Positionen einander zu und zeigt nur die Stellen, an denen etwas nicht zusammenpasst. Ob die Abweichung in Ordnung ist, entscheidet weiterhin jemand im Büro.

Warum ist dieser Abgleich so mühsam?

Weil drei Belege zu verschiedenen Zeitpunkten und auf verschiedenen Wegen kommen. Die Bestellung geht per Webshop, Mail oder Telefon an den Großhändler. Der Lieferschein kommt mit der Ware auf die Baustelle oder ins Lager, oft auf Papier, oft mit handschriftlichen Vermerken. Die Rechnung kommt Tage später als PDF per Mail, manchmal als Sammelrechnung für mehrere Lieferungen.

Wer das sauber vergleichen will, sucht zuerst die zusammengehörigen Belege und geht dann jede Position durch. In vielen Betrieben passiert das nur stichprobenartig oder gar nicht, weil schlicht die Zeit fehlt.

Was kann eine Automatisierung dabei übernehmen?

Ein möglicher Ablauf:

1. Die Rechnung kommt per Mail und wird erkannt.
2. Über Bestell- oder Lieferscheinnummer sucht der Ablauf die passende Bestellung und den Lieferschein, etwa in einem Ordner oder im Postfach.
3. Alle drei Belege werden ausgelesen. Dabei hilft eine Texterkennung, die aus PDFs und Fotos lesbaren Text macht.
4. Die Positionen werden einander zugeordnet: Artikel, Menge, Einzelpreis.
5. Das Büro bekommt eine kurze Übersicht. Wo alles passt, steht „ohne Abweichung“. Wo nicht, steht genau, was abweicht.

Für den Vergleich setzt der Ablauf ein Sprachmodell ein, also eine KI, die Texte versteht. Das ist nötig, weil dieselbe Ware auf Bestellung und Rechnung oft unterschiedlich bezeichnet wird.

Ein Beispiel aus einem Elektrobetrieb

Ein Beispiel, wie so eine Übersicht aussehen könnte: Ein Elektrobetrieb bestellt für eine Wohnanlage Kabel, Dosen und Verteiler. Geliefert wird in zwei Teilen, die Rechnung kommt als Sammelrechnung. Die Übersicht zeigt drei Hinweise: Bei einem Kabeltyp wurden mehr Meter berechnet als laut Lieferschein geliefert, bei den Verteilern weicht der Einzelpreis von der Bestellung ab, und eine Position steht auf der Rechnung, zu der es keinen Lieferschein gibt. Die Bürokraft klärt die drei Punkte mit dem Großhändler, statt die ganze Rechnung durchzugehen.

Wo stößt das an Grenzen?

Ehrlich gesagt an mehreren Stellen:

• Handschrift: Vermerke wie „1 Karton beschädigt, retour“ auf dem Lieferschein müssen fotografiert werden und sind nicht immer gut lesbar.
• Fehlende Bestellung: Wurde telefonisch bestellt und nichts notiert, gibt es nichts zum Vergleichen außer Lieferschein und Rechnung.
• Rahmenpreise und Rabatte: Ob ein Preis stimmt, hängt oft von Konditionen ab, die nirgendwo auf den Belegen stehen. Die müsste man dem Ablauf einmal als Liste mitgeben.
• Teillieferungen und Rückstände: Eine Abweichung kann völlig berechtigt sein. Das weiß nur, wer den Auftrag kennt.

Deshalb ist das Ergebnis immer ein Hinweis, keine Entscheidung. Bezahlt wird erst nach Freigabe.

Was muss im Betrieb dafür vorhanden sein?

Hilfreich ist vor allem eine gemeinsame Nummer, über die sich die Belege finden lassen, etwa die Bestellnummer oder eine Kommission. Wenn Lieferscheine auf der Baustelle bleiben, braucht es eine Gewohnheit, sie zu fotografieren und zu schicken. Und es braucht einen Ort, an dem die Bestellungen liegen, sei es ein Ordner, ein Postfach oder die Handwerkersoftware, sofern sie einen Zugang für den Datenaustausch bietet. Ob das bei Ihnen der Fall ist, prüfen wir im Einzelfall.

Der verwandte Schritt davor, nämlich die Auftragsbestätigung des Lieferanten mit der eigenen Bestellung zu vergleichen, ist im Anwendungsfall Auftragsbestätigungen prüfen beschrieben. Wie Lieferantenrechnungen aus dem Postfach geholt, ausgelesen und für Buchhaltung oder Steuerberatung gesammelt werden, zeigt der Anwendungsfall Lieferantenrechnungen automatisieren.