Welchen Büroablauf sollte ein Handwerksbetrieb als Erstes automatisieren?

Fangen Sie mit dem Ablauf an, der am häufigsten vorkommt, am gleichförmigsten ist und am wenigsten Schaden anrichtet, wenn einmal etwas schiefgeht. Das klingt unspektakulär, ist aber der sicherste Weg zu einer Automatisierung, die im Alltag wirklich verwendet wird. Häufig fällt die Wahl dabei auf das Sammeln von Lieferantenrechnungen oder das Vorsortieren von Anfragen.

Mit welchen vier Fragen finde ich den richtigen Einstieg?

Gehen Sie die Aufgaben in Ihrem Büro durch und stellen Sie zu jeder diese Fragen:

1. Wie oft kommt das vor? Täglich oder wöchentlich ist gut. Ein paar Mal im Jahr lohnt sich kaum.
2. Sieht es jedes Mal ähnlich aus? Rechnungen eines Großhändlers sind sehr gleichförmig. Reklamationen sind jedes Mal anders.
3. Was passiert, wenn es einmal danebengeht? Eine falsch benannte Datei ist ärgerlich. Eine falsche Zahlung ist teuer.
4. Wo liegen die Daten? Im Postfach und in Ordnern ist der Zugang meist einfach. In einer alten Software ohne Exportmöglichkeit wird es schwieriger.

Ein Ablauf, der bei den ersten drei Fragen gut abschneidet und dessen Daten leicht erreichbar sind, ist ein guter Kandidat.

Welche Abläufe eignen sich im Handwerk oft als Start?

Ein paar Beispiele, die häufig gut passen:

• Lieferantenrechnungen sammeln: aus dem Postfach erkennen, benennen und für die Buchhaltung ablegen
• Anfragen vorsortieren: neue Kundenmails zusammenfassen, fehlende Angaben markieren, Rückfrage als Entwurf
• Offene Angebote im Blick: Angebote ohne Antwort nach einer gewissen Zeit auflisten, mit einem Textvorschlag zum Nachfassen
• Auftragsbestätigungen gegenlesen: Menge, Preis und Liefertermin mit der Bestellung vergleichen

Alle vier haben gemeinsam, dass am Ende ein Mensch draufschaut, bevor etwas nach außen geht.

Wovon sollte man anfangs die Finger lassen?

Von Abläufen, bei denen Geld fließt oder Zusagen entstehen. Automatische Zahlungen, verbindliche Terminzusagen an Kunden oder Angebote, die ohne Kontrolle hinausgehen, sind für den Einstieg ungeeignet. Nicht weil sie technisch unmöglich wären, sondern weil das Vertrauen erst wachsen muss.

Ebenfalls schwierig sind Abläufe, die in der Firma selbst noch nicht geklärt sind. Wenn drei Leute Anfragen auf drei verschiedene Arten bearbeiten, muss zuerst feststehen, wie es laufen soll. Eine Automatisierung macht einen unklaren Ablauf nicht klarer, nur schneller.

Wer im Betrieb weiß, wo man anfangen sollte?

Meistens die Person, die das Büro macht. Fragen Sie sie, was am Freitagnachmittag noch auf dem Tisch liegt, was sie am meisten nervt und was sie als Erstes liegen lässt, wenn es eng wird. Die Antworten zeigen oft sehr schnell, wo eine Automatisierung entlastet.

Ein Beispiel, wie so ein Gespräch ausgehen könnte: In einer Tischlerei nennt die Bürokraft nicht die Rechnungen, sondern die Anfragen über die Website. Viele kommen ohne Maße, ohne Fotos, ohne Telefonnummer, und jede braucht eine Rückfrage. Der erste Ablauf ist dann das Vorsortieren der Anfragen mit vorbereiteter Rückfrage, nicht die Buchhaltung.

Wie geht es nach dem ersten Ablauf weiter?

Läuft der erste Ablauf eine Weile zuverlässig, sieht man klarer, was als Nächstes sinnvoll ist. Oft ergibt sich der zweite Schritt aus dem ersten: Wer Rechnungen sammelt, will als Nächstes Auftragsbestätigungen vergleichen. Wer Anfragen sortiert, möchte bei offenen Angeboten nachfassen.

Im kostenlosen Erstgespräch suchen wir gemeinsam den Ablauf, bei dem in Ihrem Büro regelmäßig am meisten liegen bleibt. Wie es danach mit Zugängen, Probelauf und Betreuung weitergeht, steht auf der Seite Büroabläufe automatisieren.