Wie bekomme ich Daten aus HERO in eine KI?

Über die Schnittstelle, die HERO öffentlich dokumentiert. Eine Schnittstelle, im Fachjargon API, ist ein offizieller Zugang, über den andere Programme Daten aus einer Software abrufen oder übergeben dürfen. Bei HERO umfasst sie laut Herstellerdokumentation Kontakte, Projekte, Dokumente, Termine und Artikel. Den nötigen Zugangsschlüssel vergibt der Hersteller über seinen Support. Goma-IT ist kein Partner der HERO Software GmbH; die Angaben stammen aus den öffentlichen Unterlagen des Herstellers (Stand Oktober 2026).

Was ist HERO, kurz gesagt?

HERO ist eine Handwerkersoftware eines Herstellers aus Deutschland, die auch in Österreich angeboten wird. Sie richtet sich an viele Gewerke, unter anderem Sanitär, Heizung und Klima, Elektro, Maler, Tischler und Photovoltaik. Verwaltet werden Kontakte, Projekte, Dokumente, Termine und Artikel, also im Grunde alles von der Anfrage bis zur Rechnung.

Bringt HERO nicht schon eigene KI mit?

Ja. Laut Hersteller und Fachpresse gibt es seit Mai 2026 eine KI-Telefonassistentin. Laut Fachpresse hatte der Hersteller für Herbst 2026 weitere KI-Funktionen angekündigt (Handwerksblatt, 1. August 2026): Tagesberichte per Sprache und das Erstellen von Aufgaben und Angeboten aus den Firmendaten. Ob sie in Ihrem Paket verfügbar sind, klären Sie am besten direkt mit HERO. Diese Funktionen arbeiten mit den Daten, die in HERO liegen.

Wenn Ihre Frage lautet „Kann HERO das selbst?“, lohnt es sich, zuerst beim Hersteller nachzufragen. Eine Funktion, die es schon in der Software gibt, ist meist einfacher als eine zusätzliche Lösung.

Was liegt außerhalb von HERO?

Mehr, als man denkt. In vielen Betrieben gibt es neben der Handwerkersoftware:

• ein Postfach mit Anfragen, Absprachen und Rechnungen
• Ordner am Server mit alten Aufträgen aus der Zeit vor HERO
• Montageanleitungen, Datenblätter und Herstellerunterlagen
• Fotos von Baustellen, die nie in ein Projekt übernommen wurden

Hier setzt eine eigene Lösung an. Sie verbindet das, was in HERO liegt, mit dem, was daneben liegt.

Welche Abläufe wären über die Schnittstelle denkbar?

Ein paar Beispiele, die zu den dokumentierten Bereichen der Schnittstelle passen:

• Anfragen vorbereiten: Eine Anfrage aus dem Postfach wird gelesen, daraus entsteht ein Entwurf für Kontakt und Projekt, den das Büro prüft. HERO beschreibt dafür auch einen eigenen Zugang für neue Anfragen.
• Mailanhänge zuordnen: Pläne, Fotos oder Datenblätter, die per Mail kommen, werden dem passenden Projekt zugeordnet.
• Terminerinnerungen: Aus den Terminen am Vortag entsteht ein Erinnerungsentwurf für den Kunden.
• Wochenübersicht: Neue Projekte, anstehende Termine und eingegangene Dokumente werden für die Geschäftsführung zusammengefasst.

Solche Abläufe setzt Goma-IT mit dem Werkzeug n8n um, das auf eigenen Servern bei Hostinger in der EU läuft. Was nach außen geht, gibt Ihr Team frei.

Und eine Wissensdatenbank?

Ein Beispiel, wie das bei einem Installateur aussehen könnte: Ein Kunde fragt nach einem Bad mit bodengleicher Dusche im Altbau. Die Installateurin möchte wissen, wann der Betrieb zuletzt etwas Ähnliches gemacht hat. Die Wissensdatenbank durchsucht HERO-Projekte, sofern sie eingebunden sind, und gleichzeitig ältere Unterlagen am Server, die nie in HERO übernommen wurden. Die Antwort nennt das Projekt und die Unterlagen dazu, jeweils mit Fundstelle.

Postfächer und Ablagen lassen sich unabhängig von HERO einbinden. Die Projektdaten aus HERO kommen dazu, wenn der Zugang für Ihr Konto geklärt ist.

Wie geht man vor?

1. Klären, welche Aufgabe gelöst werden soll, und ob HERO dafür schon eine eigene Funktion hat.
2. Beim HERO-Support nachfragen, ob Sie einen Zugangsschlüssel für die Schnittstelle bekommen.
3. Gemeinsam festlegen, welche Daten gelesen werden und was nur als Entwurf vorbereitet wird.
4. Einen Probelauf machen, bei dem das Büro jeden Entwurf sieht.

Ob und welche Abläufe sich für Ihr Konto umsetzen lassen, zeigt die Prüfung. Mehr zu HERO, zu den Bereichen der Schnittstelle und zu möglichen Abläufen steht auf der Seite HERO und KI.