Wie kommen Stundenzettel und Regieberichte der Monteure ins Büro, ohne dass jemand sie abtippt?

Der einfachste Weg ist meistens der, der am wenigsten ändert: Der Monteur füllt seinen Zettel weiter aus wie gewohnt, fotografiert ihn am Ende des Tages und schickt das Foto an eine feste Adresse. Eine Automatisierung liest die Angaben heraus und legt für das Büro einen sauberen Entwurf an. Die Kontrolle und die Verrechnung bleiben im Büro.

Warum gehen Regieberichte so oft verloren?

Ein Regiebericht, also die Aufzeichnung über Arbeiten, die nach tatsächlichem Aufwand statt nach Pauschale verrechnet werden, entsteht auf der Baustelle. Er wandert in die Jackentasche, ins Handschuhfach oder auf das Armaturenbrett. Bis er im Büro ankommt, vergehen manchmal Wochen. Manche kommen nie an.

Im Büro muss dann jemand die Handschrift entziffern, die Baustelle zuordnen und die Stunden ins Programm übertragen. Das ist mühsam und fehleranfällig, besonders wenn mehrere Monteure auf derselben Baustelle waren.

Wie läuft es mit einer Automatisierung ab?

Ein möglicher Ablauf, Schritt für Schritt:

1. Der Monteur fotografiert den ausgefüllten Zettel und schickt das Bild per Mail an eine eigene Adresse, etwa regie@ Ihres Betriebs.
2. Die Automatisierung erkennt den Text auf dem Foto. Diese Texterkennung heißt im Fachjargon OCR und macht aus einem Bild lesbaren Text.
3. Ein Sprachmodell ordnet die Angaben: Datum, Baustelle oder Kunde, Name des Monteurs, Arbeitsstunden, verbrauchtes Material.
4. Daraus entsteht eine Zeile in einer Liste oder ein Entwurf, dazu das Originalfoto.
5. Felder, die nicht eindeutig zu lesen waren, sind markiert.
6. Das Büro sieht die Liste durch, klärt Markiertes und übernimmt die Werte in die Abrechnung.

Ihr Zettel und das Foto bleiben als Nachweis erhalten. Das ist wichtig, falls ein Kunde später fragt, wer wann was gemacht hat.

Ein Beispiel aus der Elektroinstallation

Ein Beispiel, wie es aussehen könnte: Zwei Elektriker arbeiten eine Woche lang in einem Bürogebäude, zusätzlich zum Pauschalauftrag fallen Regiearbeiten an, etwa das Versetzen von Steckdosen auf Wunsch des Mieters. Jeden Abend kommt ein Foto. Am Freitag liegt im Büro eine Liste mit allen Regiestunden dieser Baustelle, jede Zeile mit Foto daneben. Ein Eintrag ist markiert, weil die Stundenzahl nicht lesbar war. Die Bürokraft ruft kurz an, trägt den richtigen Wert ein und kann die Regierechnung vorbereiten.

Was hilft, damit das Auslesen gut klappt?

Die KI liest umso zuverlässiger, je klarer der Zettel aufgebaut ist. Hilfreich sind ein paar einfache Dinge:

• ein vorgedrucktes Formular mit festen Feldern statt eines leeren Blocks
• Druckschrift in den Feldern für Stunden und Material
• ein Foto bei Tageslicht oder Innenbeleuchtung, gerade von oben, ohne Daumen im Bild
• eine Baustellennummer oder ein Kundenname, wie er auch im Büro verwendet wird

Wenn Sie das Formular ohnehin neu drucken, lohnt es sich, dabei an das spätere Auslesen zu denken.

Wo sind die Grenzen?

Die Automatisierung entscheidet nicht, ob eine Arbeit überhaupt als Regie verrechnet werden darf. Ob der Auftraggeber die Stunden anerkennt, ob eine Unterschrift vor Ort nötig war und was im Vertrag steht, bleibt Sache des Betriebs.

Sie ersetzt auch keine digitale Zeiterfassung, falls Sie eine solche ohnehin planen. Viele Handwerkersoftware-Hersteller bieten dafür eigene Apps an. Der Weg über das Foto ist für Betriebe gedacht, die beim Papier bleiben wollen oder bei denen nicht jeder Monteur eine App bedienen mag.

Und die Baustellenberichte?

Stundenzettel und Baustellenberichte liegen nah beieinander. Wie aus Stichworten, Sprachnachrichten und Fotos vom Tag ein ausformulierter Berichtsentwurf wird, beschreibt der Anwendungsfall Baustellenberichte.