Beispiel: Baustellenfotos im Handwerksbetrieb automatisch dem richtigen Auftrag zuordnen

Fotos der Monteure landen mit Datum und Auftragsbezug im passenden Ordner, unklare Fotos werden zur Zuordnung vorgelegt.

Gehört zu: Büroabläufe automatisieren

So sieht es in vielen Handwerksbetrieben aus

Monteure fotografieren den Zustand vor der Arbeit, Leitungen vor dem Zumauern, die Abdichtung unter den Fliesen, das fertige Geländer. Solche Fotos sind wertvoll, etwa wenn Jahre später eine Reklamation kommt, eine Regierechnung begründet werden muss oder ein schönes Projekt als Referenz auf die Website soll. Im Alltag bleiben die Fotos aber am Handy, landen in einer Chatgruppe oder kommen gesammelt per Mail, mit Dateinamen wie IMG_4711.jpg. Wechselt ein Mitarbeiter das Handy oder verlässt er den Betrieb, sind sie im schlimmsten Fall weg. Wer später das richtige Bild sucht, scrollt lange durch hunderte Fotos ohne Bezug zum Auftrag und weiß am Ende nicht sicher, ob das Foto vom richtigen Bad stammt. Das Büro hat selten Zeit, Fotos laufend umzubenennen und in die Auftragsordner zu sortieren.

So läuft es mit Goma-IT

Monteure laden Fotos in einen gemeinsamen Ordner oder schicken sie an eine eigene Mailadresse, gern mit einem kurzen Stichwort wie Kundenname oder Straße.
Die Automatisierung liest Datum, Stichwort und, falls vorhanden, den Aufnahmeort aus und sucht den passenden Auftrag in Ihrer Auftragsliste.
Eindeutige Fotos werden umbenannt und im Auftragsordner abgelegt, etwa „2024-118_Gartengasse_2024-05-14_01.jpg“.
Fotos ohne klaren Bezug sammelt eine Liste, in der das Büro den passenden Auftrag mit wenigen Klicks auswählt.
Auf Wunsch bekommt jedes Foto eine kurze Beschreibung, etwa „Abdichtung Duschbereich vor dem Verfliesen“, damit es sich später per Suchbegriff finden lässt.

Was Ihr Betrieb vorher bereitstellt

Eine Ablage mit einem Ordner je Auftrag oder eine Auftragsliste mit Kunde und Adresse.
Ein vereinbarter Weg, wie Fotos vom Handy ins Büro kommen.
Eine Festlegung, wer im Betrieb auf welche Fotos zugreifen darf.

Was die KI nicht übernimmt

Bei Fotos ohne Stichwort und ohne Aufnahmeort ist die Zuordnung ein Vorschlag, den jemand bestätigt.
Auf Fotos aus Wohnungen können Personen oder private Gegenstände zu sehen sein. Wer Zugriff auf die Ablage hat, legt der Betrieb fest.
Ob Fotos direkt in Ihrer Handwerkersoftware landen können, hängt vom Programm ab und wird im Einzelfall geprüft.
Ob ein Foto für eine Referenz oder die Website verwendet werden darf, klärt der Betrieb mit dem Kunden. Die Automatisierung veröffentlicht nichts.

Passende Software

NEVARIS Success X Bausoftware
ABK Bausoftware
Smartbricks Aufmaß-App
Z-Kalk Dachdecker-Software

Fragen dazu

Müssen die Monteure eine neue App installieren?

Nicht unbedingt. Oft reicht ein gemeinsamer Ordner oder eine Mailadresse, an die Fotos geschickt werden. Was zu Ihrem Betrieb passt, klären wir im Erstgespräch.

Was ist mit Fotos aus WhatsApp-Gruppen?

Fotos aus Chatgruppen lassen sich weiterleiten oder exportieren. Ob ein Messenger für Kundenfotos geeignet ist, sollte der Betrieb mit Blick auf den Datenschutz entscheiden.

Woher kennt die Automatisierung den Aufnahmeort?

Viele Handys speichern den Ort im Foto, wenn die Standortfunktion eingeschaltet ist. Ist das nicht der Fall, zählen Stichwort und Datum. Ob Monteure den Standort speichern, entscheidet der Betrieb.

Werden die Fotos verändert oder verkleinert?

Abgelegt wird das Original. Nur der Dateiname wird angepasst. Eine verkleinerte Kopie für Berichte lässt sich auf Wunsch zusätzlich anlegen.

Hilft das auch bei der Dokumentation für Baustellenberichte?

Ja. Sauber zugeordnete Fotos sind die Grundlage für Regieberichte und Baustellendokumentation, weil sie beim richtigen Auftrag liegen, wenn der Bericht entsteht.

Was passiert mit Fotos, die doppelt geschickt werden?

Doppelte Fotos lassen sich erkennen und werden nur einmal abgelegt. Das hilft, wenn dasselbe Bild per Mail und zusätzlich über einen Ordner hereinkommt. Gelöscht wird dabei nichts ohne Ihre Festlegung, im Zweifel bleibt eine Kopie in einem eigenen Ordner zur Prüfung.

Passt das zu Ihrem Betrieb?

Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.

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