Kundenanfragen vorsortiert und mit Antwortentwurf im Postfach

Eingehende Anfragen werden erkannt, sortiert und mit einem Antwortentwurf vorbereitet. Gesendet wird erst, wenn jemand im Büro freigibt.

So sieht es in vielen Handwerksbetrieben aus

Im Postfach eines Handwerksbetriebs landet alles gemeinsam: neue Anfragen, Rückfragen zu laufenden Aufträgen, Lieferavis, Rechnungen, Werbung. Wer das Postfach betreut, liest jede Mail, entscheidet, wer zuständig ist, und beantwortet die immer gleichen Fragen nach Terminen, Unterlagen und Rechnungskopien. Neue Anfragen bleiben dabei manchmal ein paar Tage liegen.

So läuft es mit Goma-IT

Eine Automatisierung liest das gemeinsame Postfach mit und erkennt, um welche Art von Mail es sich handelt, etwa Neuanfrage, Rückfrage, Lieferavis oder Rechnung.
Neue Anfragen werden zusammengefasst, fehlende Angaben markiert und der zuständigen Person zugeordnet.
Für häufige Fragen bereitet das System einen Antwortentwurf vor, auf Basis Ihrer Unterlagen und früherer Antworten.
Der Entwurf liegt im Postfach. Jemand im Büro prüft, ändert bei Bedarf und sendet ihn selbst.
Die Automatisierung läuft mit dem Automatisierungswerkzeug n8n auf einem selbst betriebenen Server und wird an Ihr Postfach angepasst.

Was Ihr Betrieb vorher bereitstellt

Ein Postfach, auf das die Automatisierung zugreifen darf, zum Beispiel Microsoft 365 oder ein anderes Mailpostfach.
Eine Liste, welche Arten von Anfragen es gibt und wer dafür zuständig ist.
Beispiele für gute Antworten, damit die Entwürfe zu Ihrem Ton passen.

Was die KI nicht übernimmt

Es werden keine Mails automatisch an Kunden gesendet. Jeder Entwurf wird von einem Menschen freigegeben.
Ungewöhnliche Anfragen werden ohne Entwurf an die zuständige Person weitergeleitet.
Zusagen zu Preisen und Terminen macht die KI nicht. Die bleiben beim Betrieb.

Fragen dazu

Antwortet das System selbstständig an Kunden?

Nein. Es bereitet Entwürfe vor. Gesendet wird nur, was jemand im Büro geprüft und abgeschickt hat.

Funktioniert das mit unserem bestehenden Postfach?

Ja, dafür ist die Automatisierung gedacht. Sie soll mit dem Postfach arbeiten, das Sie schon nutzen, etwa Microsoft 365 oder ein anderes Mailpostfach. Ob und wie der Zugang bei Ihrem Postfach klappt, klären wir im Erstgespräch.

Passt das zu Ihrem Betrieb?

Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.

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