Lieferantenrechnungen aus dem Postfach gesammelt und geprüft an die Buchhaltung
Rechnungen von Großhändlern und Lieferanten werden aus dem Postfach geholt, ausgelesen und mit Bestellung abgeglichen.
So sieht es in vielen Handwerksbetrieben aus
Großhändler, Baustoffhändler und Subunternehmer schicken ihre Rechnungen per Mail, manche noch auf Papier. Im Büro werden sie ausgedruckt oder weitergeleitet, mit Lieferschein und Bestellung verglichen und gesammelt an die Buchhaltung oder die Steuerberatung geschickt. Bleibt eine Rechnung im Postfach liegen, fehlt sie beim Monatsabschluss, und Skonto ist verloren.
So läuft es mit Goma-IT
- Eine Automatisierung liest das Rechnungspostfach mit und erkennt Rechnungen unter allen anderen Mails.
- Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Zahlungsziel werden ausgelesen, auch aus eingescannten Rechnungen.
- Wo Bestellungen oder Lieferscheine digital vorliegen, werden Mengen und Preise abgeglichen und Abweichungen markiert.
- Die geprüften Rechnungen landen gesammelt in einem Ordner oder werden nach Freigabe durch Ihr Büro an die Adresse Ihrer Buchhaltung bzw. Steuerberatung weitergeleitet.
- Die Automatisierung läuft mit dem Automatisierungswerkzeug n8n auf Servern, die Goma-IT selbst betreibt, und wird an Ihr Postfach angepasst.
Was Ihr Betrieb vorher bereitstellt
- Ein eigenes Postfach oder ein fester Ordner für Rechnungen, etwa in Microsoft 365 oder als eigenes Mailpostfach.
- Eine Vereinbarung, wohin die Rechnungen gehen sollen, etwa in einen Ordner oder an die Steuerberatung.
Was die KI nicht übernimmt
- Bezahlt wird weiterhin von Ihnen. Die Automatisierung gibt keine Zahlungen frei.
- Geänderte Bankverbindungen werden nicht automatisch übernommen. Erkennt der Ablauf eine Änderung, markiert er sie zur Prüfung.
- Erfasst werden die Rechnungen in Ihrer Branchensoftware weiterhin vom Büro, die Automatisierung bereitet die Angaben dafür vor.
Fragen dazu
Funktioniert das auch mit Papierrechnungen?
Wenn sie eingescannt und in den vereinbarten Ordner gelegt werden, ja. Die Texterkennung liest auch gescannte Rechnungen aus.
Bekommt unsere Steuerberatung die Rechnungen automatisch?
Das lässt sich so einrichten, etwa als gesammelte Weiterleitung an die Adresse, die Ihre Kanzlei dafür vorsieht, nach Freigabe durch Ihr Büro. Welcher Weg passt, klären wir mit Ihnen und Ihrer Kanzlei.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
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