Fotos aus Kundenwohnungen und WhatsApp-Nachrichten: Darf eine KI damit arbeiten?

Grundsätzlich ja, mit ein paar Vorsichtsmaßnahmen. Fotos von der Baustelle und Nachrichten von Kunden gehören zum Alltag jedes Handwerksbetriebs. Wenn eine KI sie liest, etwa um daraus einen Baustellenbericht zu machen oder sie dem richtigen Auftrag zuzuordnen, gelten dieselben Regeln wie für jede andere Verarbeitung von Kundendaten. Entscheidend sind drei Fragen: Was ist auf dem Foto zu sehen, wofür wird es verwendet, und wo wird es verarbeitet? Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Ist ein Foto aus einer Wohnung überhaupt ein personenbezogenes Datum?

Oft ja. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schützt alle Angaben, die sich einer bestimmten Person zuordnen lassen. Ein Foto vom Bad der Familie Huber ist einer Person zuzuordnen, sobald es beim Auftrag Huber liegt, auch wenn niemand darauf zu sehen ist. Besonders heikel sind Fotos, auf denen zu sehen ist:

• Menschen, vor allem Kinder
• Briefe, Rechnungen oder Dokumente, die herumliegen
• Familienfotos an der Wand, Medikamente, religiöse Gegenstände
• Hausnummer, Autokennzeichen oder Klingelschild

Ein Foto vom Typenschild der Therme oder vom offenen Verteiler ist dagegen meist unproblematisch.

Wofür darf ich die Fotos verwenden?

Für den Auftrag selbst, also zum Dokumentieren, Abrechnen und für eine spätere Reklamation, ist die Verarbeitung in der Regel gedeckt, weil sie zur Erfüllung des Vertrags gehört. Für andere Zwecke, etwa als Referenzfoto auf der Website oder in einem Social-Media-Beitrag, braucht es die Zustimmung des Kunden.

Ein Beispiel aus einem Malerbetrieb: Der Maler fotografiert vor und nach dem Ausmalen eines Wohnzimmers. Beide Fotos kommen zum Auftrag, weil sie im Streitfall zeigen, wie die Wände vorher aussahen. Für die Website fragt das Büro die Kundin, ob das Nachher-Foto verwendet werden darf, und wählt einen Ausschnitt ohne Familienfotos an der Wand.

Was ist das Problem mit WhatsApp-Gruppen?

Im Alltag läuft vieles über WhatsApp. Monteure schicken Fotos in eine Gruppe, Kunden schicken Bilder vom tropfenden Wasserhahn an das Handy des Chefs. Das ist praktisch, hat aber Schwächen, die mit KI gar nichts zu tun haben:

• Die Fotos liegen auf privaten Handys, oft gemischt mit privaten Bildern.
• Wer die Gruppe verlässt, nimmt die Fotos mit.
• Es gibt keinen festen Ort, an dem alles zu einem Auftrag landet.

Wenn eine KI später Fotos auslesen soll, muss sie an diese Fotos herankommen. Ein fester Weg ins Büro, etwa eine eigene Mailadresse für Baustellenfotos oder ein Ordner pro Auftrag, ist dafür ohnehin besser geeignet als ein Gruppenchat.

Wo werden die Fotos verarbeitet?

Das ist die zentrale Frage, sobald ein Dienstleister im Spiel ist. Es braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, in dem steht, wo und wofür die Daten verwendet werden. Bei Goma-IT gilt je nach Leistung:

• Wissensdatenbank: eigener Server in Deutschland, bei Hetzner in Falkenstein; Texterkennung und Sprachmodell über Microsoft Azure in der EU-Datenzone, kein Training mit Ihren Daten.
• Automatisierungen: n8n auf Servern, die Goma-IT bei Hostinger in der EU betreibt; welche Sprachmodelle beteiligt sind, legen wir je Projekt fest und vorab offen.
• Chatbot und Content-Automatisierung: Die beteiligten Dienste legen wir vor dem Start schriftlich offen; je nach Einrichtung können auch Anbieter außerhalb der EU beteiligt sein.

Fotos, die Sie an einen kostenlosen Chatbot im Internet schicken, verlassen dagegen den Betrieb unter Bedingungen, die Sie meist nicht genau kennen.

Was kann ich heute schon tun?

1. Monteuren sagen, worauf sie beim Fotografieren achten: Ausschnitt wählen, keine Personen, keine Dokumente.
2. Einen festen Ablageort für Auftragsfotos schaffen, statt Gruppenchats.
3. Bei Referenzfotos immer schriftlich fragen.
4. Keine Kundenfotos in öffentliche KI-Dienste hochladen, deren Bedingungen Sie nicht kennen.

Wo die Daten bei den einzelnen Leistungen liegen, steht ausführlich auf der Seite Datenschutz und Hosting.