Beispiel: Wochenübersicht für die Geschäftsführung im Handwerksbetrieb automatisch aus Postfach und Kalender
Einmal pro Woche liegt eine kurze Übersicht bereit, was offen ist, was ansteht und wo jemand entscheiden muss, zusammengestellt aus Postfach und Kalender.
Gehört zu: Büroabläufe automatisieren
So sieht es in vielen Handwerksbetrieben aus
Der Chef eines Handwerksbetriebs ist tagsüber auf Baustellen, bei Kunden und beim Lieferanten. Das Postfach wird am Abend oder am Wochenende durchgesehen, der Kalender im Kopf geführt, und vieles läuft über das Handy. Am Montag in der Früh stellt sich dann immer dieselbe Frage: Was ist diese Woche wichtig? Welche Angebote sind noch offen, welche Kunden warten auf eine Antwort, welche Rechnungen sind überfällig, welche Termine sind fix, und wo hängt etwas, weil eine Entscheidung fehlt? Die Antworten liegen verstreut in Mails, im Kalender, in Notizen und in Gesprächen mit dem Büro. Wer sie jede Woche selbst zusammensucht, braucht dafür Zeit, die eigentlich für Kunden und Mitarbeiter da wäre. Und was in der Hektik untergeht, fällt oft erst auf, wenn ein Kunde verärgert anruft.
So läuft es mit Goma-IT
- Sie legen fest, welche Quellen einfließen, etwa das gemeinsame Postfach, der Kalender der Geschäftsführung und, falls vorhanden, Listen zu offenen Angeboten und Rechnungen.
- Einmal pro Woche, zum Beispiel am Freitagnachmittag oder Montag in der Früh, stellt die Automatisierung eine kurze Übersicht zusammen.
- Die Übersicht zeigt etwa Termine der kommenden Woche, Anfragen ohne Antwort, offene Angebote, überfällige Rechnungen und Mails, in denen jemand auf eine Entscheidung wartet.
- Jeder Punkt verweist auf die ursprüngliche Mail oder den Kalendereintrag, damit Sie bei Bedarf direkt nachlesen können.
- Die Übersicht kommt als Mail an Sie oder liegt in einem Ordner. Was daraus folgt, entscheiden Sie, die Automatisierung schreibt niemandem in Ihrem Namen.
Was Ihr Betrieb vorher bereitstellt
- Zugriff auf das Postfach und den Kalender, die einfließen sollen, etwa in Microsoft 365.
- Eine Festlegung, welche Punkte Sie in der Übersicht sehen wollen und welche nicht.
- Termine und wichtige Absprachen werden tatsächlich im Kalender oder per Mail festgehalten, nicht nur mündlich.
Was die KI nicht übernimmt
- Die Übersicht fasst zusammen, was in Postfach und Kalender steht. Was nur am Telefon oder auf der Baustelle besprochen wurde, fehlt.
- Die KI gewichtet nach Ihren Vorgaben, kann aber nicht sicher wissen, was für Sie gerade am wichtigsten ist. Prüfen Sie die Übersicht als Hilfe, nicht als vollständige Liste.
- Es werden keine Mails beantwortet, keine Termine angenommen und nichts weitergeleitet.
- Ob Daten aus Ihrer Handwerkersoftware oder Buchhaltung einfließen können, hängt vom Programm ab und wird im Einzelfall geprüft.
Fragen dazu
Sieht die KI dafür alle meine Mails?
Nur die Postfächer und Ordner, die Sie freigeben. Private Ordner oder Personalangelegenheiten lassen sich ausnehmen.
Kann die Übersicht auch an andere im Betrieb gehen?
Ja, wenn Sie das wollen, etwa an die Bürokraft oder einen Bauleiter. Wer welche Punkte sieht, legen Sie fest.
Muss ich meinen Kalender anders führen?
Nein. Je vollständiger der Kalender ist, desto vollständiger ist die Übersicht. Eine bestimmte Form ist aber nicht nötig.
Funktioniert das auch auf dem Handy?
Die Übersicht kommt als normale Mail und lässt sich am Handy lesen. Die Links führen zur jeweiligen Mail oder zum Termin.
Lässt sich die Übersicht mit anderen Abläufen verbinden?
Ja. Wenn etwa offene Angebote oder Zahlungserinnerungen bereits automatisch im Blick behalten werden, können diese Listen in die Wochenübersicht einfließen.
Wie lang ist die Übersicht?
So kurz wie möglich. Gedacht ist eine Seite, die sich in wenigen Minuten lesen lässt, mit den wichtigsten Punkten oben. Was Sie nicht brauchen, wird nach Ihrer Rückmeldung weggelassen, was fehlt, ergänzt.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
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