Kann ein Chatbot Besichtigungstermine direkt in meinen Kalender eintragen?

Ja, wenn sich Ihr Kalender anbinden lässt. Ein Website-Chatbot, also ein Programm, das auf Ihrer Website mit Besuchern schreibt, kann bei einer Anfrage freie Zeitfenster für eine Besichtigung vorschlagen und den gewählten Termin eintragen. Typisch sind Kalender wie Outlook oder Google Kalender. Welche Zeiten überhaupt infrage kommen, legen Sie vorher fest, und der Chatbot hält sich daran.

Warum ist das im Handwerk interessant?

Weil zwischen Anfrage und Besichtigung oft viele Nachrichten liegen. Der Kunde schreibt am Abend, das Büro antwortet am nächsten Tag mit zwei Terminvorschlägen, der Kunde kann zu beiden nicht, und so weiter. Bei Badsanierungen, Küchen, Stiegengeländern oder Dachsanierungen ist ein Vor-Ort-Termin fast immer der erste echte Schritt zum Auftrag.

Wenn der Kunde schon im ersten Gespräch einen passenden Termin wählen kann, fällt dieses Hin und Her weg.

Wie läuft so ein Gespräch ab?

Ein Beispiel, wie es bei einer Tischlerei aussehen könnte:

1. Eine Besucherin fragt im Chat, ob die Tischlerei Einbauschränke für Dachschrägen macht.
2. Der Chatbot antwortet aus den freigegebenen Inhalten und fragt, ob sie eine Besichtigung möchte.
3. Er fragt nach Ort, ungefährer Größe der Nische und bittet um ein Foto.
4. Er schlägt drei freie Zeitfenster vor, die zu den Regeln passen, etwa nur Dienstag und Donnerstag am Nachmittag.
5. Die Besucherin wählt einen Termin, gibt Telefonnummer und Adresse an.
6. Der Termin steht im Kalender, die Anfrage mit Foto liegt im Postfach.

Der Tischler fährt also nicht ohne Vorinformation hin und weiß schon vorher, worum es geht.

Welche Regeln sollte man festlegen?

Damit der Chatbot keine unpassenden Termine vergibt, braucht er klare Vorgaben. Typische Regeln im Handwerk:

• Besichtigungstage: Nur an bestimmten Tagen und zu bestimmten Zeiten, damit die Baustellen nicht leiden.
• Gebiet: Termine nur für Adressen im Einzugsgebiet, sonst Weitergabe an das Büro.
• Abstand: Zwischen zwei Besichtigungen genug Zeit für die Fahrt.
• Vorlauf: Keine Termine für morgen früh, wenn die Woche schon verplant ist.
• Art der Anfrage: Reparaturen und Notfälle bekommen keinen Besichtigungstermin, sondern gehen direkt ans Büro.

Diese Regeln besprechen wir vor dem Start und passen sie an, wenn sich zeigt, dass etwas nicht stimmt.

Was, wenn ich Termine lieber selbst vergebe?

Das ist eine völlig vernünftige Entscheidung. Dann sammelt der Chatbot nur Terminwünsche, etwa „lieber vormittags, nicht am Freitag“, und gibt sie mit der vollständigen Anfrage ans Büro weiter. Der Termin wird dann von Ihnen bestätigt. Gerade am Anfang fühlen sich viele Betriebe damit wohler.

Was braucht der Kalender dafür?

Er muss eine Möglichkeit bieten, dass ein anderes Programm freie Zeiten abfragen und Termine eintragen darf. Bei verbreiteten Kalendern wie Outlook oder Google Kalender ist das üblich. Bei Kalendern in Handwerkersoftware ist das sehr unterschiedlich.

Wichtig ist auch, dass der Kalender tatsächlich gepflegt wird. Stehen Baustellentermine nur auf der Plantafel an der Wand, kennt der Chatbot sie nicht und schlägt womöglich einen Termin vor, an dem Sie gar nicht können.

Was gilt beim Datenschutz?

Wer einen Termin vereinbart, gibt Name, Adresse und Telefonnummer an. Welche Dienste diese Angaben verarbeiten, legen wir vor dem Start schriftlich offen; je nach Einrichtung können auch Anbieter außerhalb der EU beteiligt sein. Der Chatbot ist als KI gekennzeichnet, wie es Art. 50 Abs. 1 des AI Act seit 2. August 2026 verlangt.

Was der Chatbot außerdem kann und für welche Betriebe er sich lohnt, steht auf der Seite Website-Chatbot.