Darf ein Handwerksbetrieb Lieferantenrechnungen von einer KI auslesen lassen?
Ein pauschales Verbot gibt es nicht. Ob es in Ihrem Betrieb passt, hängt davon ab, wer die Daten verarbeitet, ob das Original erhalten bleibt und wer prüft. Wichtig sind unter anderem ein schriftlich geregelter Auftrag an den Dienstleister und eine unverändert aufbewahrte Originalrechnung. Die verbindliche Einordnung für Ihren Betrieb geben Steuer- oder Rechtsberatung.
In Kürze
- Rechnungen von Einzelunternehmen enthalten personenbezogene Daten, deshalb ist in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig.
- Die Originalrechnung bleibt, wie sie gekommen ist; die KI liest nur heraus und legt ab.
- Die Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO gilt unabhängig davon, wer die Rechnung ausgelesen hat.
- Bezahlt wird nichts automatisch; Beträge und Bankverbindung prüft weiterhin ein Mensch.
Ein pauschales Verbot gibt es nicht, eine pauschale Erlaubnis auch nicht. Ob es in Ihrem Betrieb passt, hängt davon ab, wer die Daten verarbeitet, ob das Original erhalten bleibt und wer am Ende prüft. Technisch macht eine KI, die Rechnungen vom Großhändler liest, Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant herauszieht und die Datei richtig benannt ablegt, Ähnliches wie ein Scanprogramm oder ein Buchhaltungsdienst. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Sind auf einer Lieferantenrechnung überhaupt persönliche Daten?
Öfter, als man denkt. Rechnungen von Großhändlern in Form einer GmbH enthalten meist nur Firmendaten. Anders ist es bei Einzelunternehmen, etwa dem Subunternehmer für Fliesen oder dem Kranverleih eines einzelnen Unternehmers: Name, Anschrift und Bankverbindung gehören dann zu einer bestimmten Person. Dazu kommen oft Lieferadressen von Kunden, Namen von Ansprechpartnern auf der Baustelle oder Kommissionsangaben wie „Badsanierung Familie Huber“.
Damit gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), also die EU-Regel für den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Was verlangt die DSGVO in diesem Fall?
Wenn ein Dienstleister Rechnungen für Sie liest, verarbeitet er diese Daten in Ihrem Auftrag. Dafür braucht es in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Darin steht, dass der Dienstleister die Daten nur nach Ihrer Weisung verwendet, wo sie verarbeitet werden und welche weiteren Anbieter beteiligt sind.
Für die Automatisierungen von Goma-IT heißt das konkret: Die Abläufe laufen mit n8n auf Servern, die Goma-IT bei Hostinger in der EU betreibt. Welche Dienste und Sprachmodelle den Text erkennen, legen wir je Projekt fest und nennen sie Ihnen vor dem Start schriftlich.
Was sagt die BAO zur Aufbewahrung?
Die Bundesabgabenordnung (BAO) verlangt, dass Bücher und Belege grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden (§ 132 BAO). Daran ändert eine KI nichts. Wichtig ist, dass die Rechnung so erhalten bleibt, wie sie gekommen ist. Eine PDF-Rechnung aus dem Postfach wird deshalb nicht umgeschrieben, sondern nur umbenannt und abgelegt. Die ausgelesenen Werte stehen daneben, etwa in einer Liste oder im Dateinamen.
Bei Papierrechnungen, die eingescannt werden, lohnt eine kurze Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung, ob und wie der Scan das Papier ersetzen soll.
Wer haftet, wenn die KI falsch liest?
Die Verantwortung für die Buchhaltung bleibt beim Betrieb, so wie bei einer Bürokraft, die sich vertippt. Deshalb ist die Freigabe so wichtig. Ein sinnvoller Ablauf sieht ungefähr so aus:
- Die Rechnung kommt per Mail und wird automatisch erkannt.
- Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant werden ausgelesen.
- Die Datei wird benannt und im Ordner für die Buchhaltung abgelegt.
- Auffälligkeiten werden markiert, etwa eine geänderte Bankverbindung oder eine Rechnungsnummer, die es schon gibt.
- Jemand im Büro sieht die Liste durch und gibt sie weiter.
Bezahlt wird nichts automatisch. Gerade beim Hinweis auf eine neue Bankverbindung lohnt sich ein Anruf beim Lieferanten unter der bekannten Nummer, weil gefälschte Rechnungen genau dort ansetzen.
Ein Beispiel aus dem Metallbau
Ein Beispiel, wie es in einer Schlosserei laufen könnte: Stahlhändler, Pulverbeschichter und Schraubenlieferant schicken ihre Rechnungen an die Adresse buchhaltung@. Bisher hat die Chefin sie am Freitag ausgedruckt, abgeheftet und dem Steuerberater als Stapel gegeben. Mit einem Ablauf liegen die Rechnungen benannt in einem Monatsordner, dazu eine Liste mit Lieferant, Nummer und Betrag. Die Chefin prüft die Liste statt jedes einzelnen Blattes und sieht, wo etwas markiert ist.
Und wenn wir eine Handwerkersoftware mit eigener Rechnungserkennung haben?
Einige Hersteller bieten das inzwischen selbst an. Plancraft und apvros beschreiben auf ihren Websites zum Beispiel ein Auslesen von Eingangsrechnungen. Dann kann es naheliegen, diese Funktion zu nutzen. Eine eigene Automatisierung ist eher interessant, wenn Rechnungen aus mehreren Postfächern kommen oder anschließend in eine Ablage gehen sollen, die die Software nicht abdeckt.
Wie das Sammeln und Prüfen der Lieferantenrechnungen im Detail aussieht, beschreibt der Anwendungsfall Lieferantenrechnungen automatisieren.
Häufige Fragen
Darf ich dafür einfach ChatGPT verwenden?
Das hängt von Version, Einstellungen und Vertrag ab. Bei Privatversionen fehlt meist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für laufende Buchhaltungsunterlagen ist ein Dienst mit klar geregelter Datenverarbeitung die bessere Wahl.
Muss ich die Papierrechnung aufheben, wenn sie eingescannt ist?
Die BAO erlaubt grundsätzlich die elektronische Aufbewahrung, wenn die Unterlagen vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können. Wie Sie das umsetzen, besprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Was passiert bei einer falsch ausgelesenen Rechnungsnummer?
Deshalb wird nur vorbereitet. Wer die Rechnung in der Buchhaltung erfasst oder freigibt, sieht die ausgelesenen Werte neben dem Original und kann sie korrigieren.