Wo Ihre Unterlagen liegen und wer sie sieht
Angebote, Kalkulationen, Kundenadressen: In den Unterlagen eines Handwerksbetriebs steckt viel, das nicht nach draußen gehört. Hier steht, wie die Wissensdatenbank aufgebaut ist, ohne Kleingedrucktes.
Der Aufbau in drei Teilen
- Ihr eigener Server
- Die Wissensdatenbank mit Ihren eingelesenen Unterlagen läuft auf einem Server, der nur für Ihren Betrieb eingerichtet wird. Er steht in Deutschland, im Rechenzentrum von Hetzner in Falkenstein. Andere Kunden haben keinen Zugang, es gibt keine gemeinsame Datenbank.
- Texterkennung und Sprachmodell
- Um Scans lesbar zu machen (Texterkennung) und Antworten zu formulieren (Sprachmodell, also die Software, die Texte versteht und schreibt), nutzt die Wissensdatenbank Dienste von Microsoft Azure in der EU-Datenzone, also in Rechenzentren innerhalb der EU. Beim Einlesen werden gescannte Dokumente zur Texterkennung verarbeitet. Für eine Antwort gehen nur die jeweils passenden Ausschnitte an das Sprachmodell, nicht Ihr ganzes Archiv. Ihre Daten werden nicht zum Training von Sprachmodellen verwendet. Für die Texterkennung nutzen wir Azure AI Document Intelligence, als Sprachmodell Azure OpenAI in der EU-Datenzone.
- Automatisierungen
- Abläufe wie das Vorsortieren von Mails laufen mit dem Automatisierungswerkzeug n8n, nicht in der Cloud-Version von n8n, sondern auf Servern, die Goma-IT bei Hostinger mietet und selbst betreibt. Die Server stehen in einem Rechenzentrum in der EU. Wo Text erkannt oder ein Entwurf formuliert wird, nutzen die Abläufe ein Sprachmodell. Welches (zum Beispiel Azure OpenAI, OpenAI oder Anthropic), legen wir je Projekt fest und Ihnen vorab offen.
Die Angaben zu Texterkennung und Sprachmodell gelten für die Wissensdatenbank. Bei Automatisierungen, einem Chatbot für Ihre Website oder bei Texten aus Sprachnachrichten legen wir vor dem Start schriftlich offen, welche Dienste und Sprachmodelle die Eingaben verarbeiten. Je nach Einrichtung können dabei auch Anbieter außerhalb der EU beteiligt sein; das entscheiden Sie, bevor etwas läuft.
EU-Server oder im eigenen Haus?
Beides ist möglich. Was für Ihren Betrieb passt, klären wir im Erstgespräch.
| Eigener Server in Deutschland | Im eigenen Haus | |
|---|---|---|
| Wo die Daten liegen | Rechenzentrum Hetzner, Falkenstein | Rechner in Ihrem Betrieb |
| Sprachmodell | Microsoft Azure, EU-Datenzone | ein Modell auf dem eigenen Gerät, ausgewählt im Machbarkeits-Check |
| Was Sie brauchen | nur einen Internetzugang | einen geeigneten Rechner und Platz dafür |
| Wartung | durch Goma-IT | durch Goma-IT per Fernzugang, den Sie freigeben |
Fragen zum Datenschutz
Kann Goma-IT unsere Unterlagen lesen?
Für Einrichtung und Betreuung ist technischer Zugriff auf den Server nötig. Wer wann zugreifen darf, legen wir schriftlich fest, bevor Daten verarbeitet werden.
Was passiert mit Personaldaten und Kundendaten in den Unterlagen?
Sie legen fest, welche Ordner und Postfächer einfließen. Personalakten und andere sensible Bereiche bleiben einfach draußen. Auf Wunsch pseudonymisieren wir zusätzlich sensible Angaben wie Namen, bevor Texte an das Sprachmodell gehen.
Brauchen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja, weil Goma-IT in Ihrem Auftrag Daten verarbeitet. Das regeln wir vertraglich, bevor Daten verarbeitet werden.
Wie diese Website selbst mit Daten umgeht, steht in der Datenschutzerklärung.
Noch Fragen zum Datenschutz?
Wir gehen sie gern mit Ihnen oder Ihrem Datenschutzbeauftragten durch.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818