Wo KI im Handwerksbetrieb helfen kann

• Unterlagen per Frage finden

  Datenblätter, Normen, Montageanleitungen und alte Angebote mit einer Frage finden, samt Seitenangabe im Originaldokument.

• Angebote schneller schreiben

  Ähnliche frühere Angebote und Kalkulationen finden und als Grundlage für das neue Angebot verwenden.

• Anfragen und Mails vorbereiten

  Eingehende Anfragen werden erkannt, sortiert und mit einem Antwortentwurf vorbereitet. Gesendet wird erst, wenn jemand im Büro freigibt.

• Neue Mitarbeiter einarbeiten

  Neue Monteure, Lehrlinge und Büroangestellte finden Antworten zu Abläufen, Produkten und früheren Aufträgen selbst.

• Lieferantenrechnungen automatisieren

  Rechnungen von Großhändlern und Lieferanten werden aus dem Postfach geholt, ausgelesen und mit Bestellung abgeglichen.

• Angebote nachfassen

  Angebote ohne Rückmeldung werden nach einer festgelegten Zeit gemeldet, mit einem Entwurf für die Nachfrage beim Kunden.

• Auftragsbestätigungen prüfen

  Abweichungen bei Menge, Preis oder Liefertermin zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung werden gemeldet, bevor das Material fehlt.

• Baustellenberichte vorbereiten

  Fotos, Sprachnotizen und Stichworte von Monteuren werden zu einem Entwurf für Regiebericht oder Baustellendokumentation zusammengefasst.

Welcher Fall passt zu Ihrem Betrieb?

Ein guter Anfang ist die Aufgabe, über die im Büro am häufigsten geklagt wird. Geht die meiste Zeit beim Suchen drauf, etwa nach Datenblättern, alten Angeboten oder Absprachen im Postfach, passen die Fälle rund um Unterlagen. Wird vor allem abgetippt, weitergeleitet und nachgefragt, etwa bei Rechnungen, Bestätigungen oder Anfragen, passen die Fälle rund um wiederkehrende Abläufe. Hilfreich ist auch die Frage, ob die nötigen Belege schon digital ankommen oder erst eingescannt werden müssten.

Wer vorher mehr wissen will, findet im Ratgeber Antworten auf typische Fragen aus Handwerksbetrieben, zum Beispel welcher Büroablauf sich als erster eignet, ob man Lieferantenrechnungen von einer KI auslesen lassen darf und was passiert, wenn die KI eine falsche Antwort gibt.

Ihr Fall ist nicht dabei? Oft gibt es im Betrieb eine eigene Frage, die immer wieder Zeit kostet. Schreiben Sie uns im Kontaktformular, worum es geht.

Diese Aufgaben lassen sich meist mit einer Automatisierung der Büroabläufe oder mit der Wissensdatenbank lösen.