Beispiel: Preisanfragen im Handwerksbetrieb an mehrere Lieferanten als Entwurf vorbereiten
Aus einer Materialliste entstehen Anfrage-Entwürfe an mehrere Händler, die Antworten werden übersichtlich gegenübergestellt.
Gehört zu: Büroabläufe automatisieren
So sieht es in vielen Handwerksbetrieben aus
Für einen größeren Auftrag lohnt es sich, Profile, Beschläge, Kabel, Dämmstoff oder Fliesen bei mehreren Händlern anzufragen. Im Alltag fehlt dafür oft die Zeit. Dieselbe Liste wird dreimal abgetippt oder als Excel-Datei verschickt, die jeder Händler anders ausfüllt. Die Antworten kommen in unterschiedlicher Form zurück, als PDF, im Mailtext oder als Rückruf, mit anderen Artikelnummern, anderen Verpackungseinheiten und unterschiedlichen Lieferzeiten. Ein Händler bietet eine Position nicht an, ein anderer schlägt einen Ersatzartikel vor. Wer die Angebote vergleichen will, baut sich eine eigene Tabelle und rechnet Preise je Stück, je Laufmeter oder je Quadratmeter um. Am Ende wird oft beim gewohnten Händler bestellt, nicht weil er am besten passt, sondern weil der Vergleich zu mühsam ist.
So läuft es mit Goma-IT
- Sie legen die Materialliste ab, etwa als Auszug aus der Kalkulation, als Excel-Liste oder als Foto einer handschriftlichen Liste.
- Die Automatisierung bereitet für die von Ihnen gewählten Lieferanten je einen Anfrage-Entwurf vor, mit Positionen, Mengen, Lieferadresse und gewünschtem Liefertermin.
- Sie prüfen die Entwürfe, ergänzen bei Bedarf und geben sie frei. Erst dann gehen sie hinaus.
- Kommen die Angebote zurück, werden Preise, Lieferzeiten und Konditionen in einer Übersicht nebeneinandergestellt. Fehlende Positionen und Ersatzartikel sind markiert.
- Unterschiedliche Einheiten, etwa Stück und Paket, werden kenntlich gemacht, damit Sie vergleichbare Werte sehen. Unklare Umrechnungen werden nicht geraten, sondern markiert.
- Entscheiden Sie sich für einen Händler, bestellen Sie wie gewohnt. Übersicht und Angebote bleiben beim Auftrag abgelegt, damit später nachvollziehbar ist, warum welcher Lieferant gewählt wurde.
Was Ihr Betrieb vorher bereitstellt
- Eine Liste der Lieferanten, die für eine Warengruppe angefragt werden sollen, mit Ansprechpartner und Mailadresse.
- Materiallisten liegen digital vor oder als gut lesbares Foto.
- Eine Vorlage für den Text Ihrer Anfrage, damit die Entwürfe zu Ihrem Betrieb passen.
Was die KI nicht übernimmt
- Es geht keine Anfrage ohne Ihre Freigabe hinaus, und es wird nichts automatisch bestellt.
- Welcher Lieferant den Zuschlag bekommt, entscheiden Sie. Die Übersicht ersetzt keine Prüfung von Qualität, Verfügbarkeit oder Sonderkonditionen.
- Angebote in ungewöhnlichem Format werden markiert, damit jemand nachsieht, statt dass Werte geraten werden.
- Ob Materiallisten direkt aus Ihrer Handwerkersoftware übernommen werden können, hängt vom Programm ab und wird im Einzelfall geprüft.
Passende Software
- Smartbricks Aufmaß-App
- QOMET Metallbau-ERP
- Autcom WATER Installateur-Software
- comtech cx.prime Handwerkersoftware
Fragen dazu
Werden die Preisanfragen automatisch verschickt?
Nein. Die Automatisierung bereitet Entwürfe vor. Gesendet wird erst, wenn jemand im Büro sie freigibt.
Was passiert mit Rückfragen der Händler?
Antworten landen wie gewohnt in Ihrem Postfach. Rückfragen beantworten Sie selbst, die Übersicht wird mit der nächsten Antwort ergänzt.
Werden Ersatzartikel als gleichwertig behandelt?
Nein. Bietet ein Händler einen anderen Artikel an, wird das in der Übersicht ausgewiesen. Ob er technisch passt, entscheiden Sie.
Sehen die Händler, dass wir mehrere Angebote einholen?
Jeder Händler bekommt eine eigene Anfrage. Ob Sie erwähnen, dass Sie vergleichen, entscheiden Sie beim Text der Vorlage.
Was passiert, wenn ein Händler nicht antwortet?
Nach einer von Ihnen festgelegten Frist erscheint er in der Übersicht als offen. Auf Wunsch liegt ein kurzer Entwurf für eine Nachfrage bereit, den Sie prüfen und selbst verschicken. Sie können den Vergleich aber auch mit den Angeboten abschließen, die bereits da sind.
Bleiben die Angebote der Händler bei uns?
Ja. Die Angebote werden beim Auftrag abgelegt und stehen später für die Nachkalkulation oder den nächsten ähnlichen Auftrag zur Verfügung. Wer sie sehen darf, legen Sie fest.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818