Unterlagen mit einer Frage finden statt Ordner durchsuchen
Datenblätter, Normen, Montageanleitungen und alte Angebote mit einer Frage finden, samt Seitenangabe im Originaldokument.
So sieht es in vielen Handwerksbetrieben aus
In einem Handwerksbetrieb sammeln sich über die Jahre Tausende Unterlagen: Produktdatenblätter der Lieferanten, Montageanleitungen, Prüfberichte, Zeichnungen, Angebote und Mails mit Absprachen. Ein Teil liegt am Server, ein Teil im Postfach, ein Teil im Ordner im Büro. Wer etwas braucht, sucht nach Dateinamen oder fragt den Kollegen, der sich erinnert. Das klappt, bis der Kollege auf Montage oder auf Urlaub ist.
So läuft es mit Goma-IT
- Sie legen fest, welche Ablagen einfließen, zum Beispiel der Ordner mit den Herstellerunterlagen, das Projektarchiv und ein gemeinsames Postfach.
- Die Wissensdatenbank liest die Dokumente ein, auch eingescannte PDFs. Text in Scans und Fotos wird dabei erkannt.
- Ihr Team stellt Fragen so, wie es sie einem Kollegen stellen würde, etwa: Welche Brandschutzklasse hat die Tür vom Lieferanten Muster?
- Die Antwort nennt Dokument und Seite. Wer sichergehen will, öffnet das Original.
- Neue Unterlagen kommen dazu, sobald sie in den freigegebenen Ordnern landen.
Was Ihr Betrieb vorher bereitstellt
- Die Unterlagen liegen digital vor, als PDF, Word, Excel, Bild oder Mail. Papierordner müssen vorher eingescannt werden.
- Sie wissen, welche Ordner oder Postfächer einfließen sollen und welche nicht, etwa Personalakten.
- Eine Person im Betrieb ist Ansprechpartner für die Einrichtung.
Was die KI nicht übernimmt
- Die KI findet nur, was in den Unterlagen steht. Was nie aufgeschrieben wurde, kann sie nicht beantworten.
- Bei widersprüchlichen Dokumenten, etwa zwei Fassungen einer Anleitung, zeigt sie beide Quellen. Welche gilt, entscheidet Ihr Team.
- Maße, Lasten und sicherheitsrelevante Werte prüfen Sie vor der Verwendung im Original. Dafür steht die Quelle bei jeder Antwort.
Passende Software
- QOMET Metallbau-ERP Status der Anbindung: Prüfung im Einzelfall
Fragen dazu
Muss ich meine Ordnerstruktur dafür umbauen?
Nein. Die Wissensdatenbank liest die bestehenden Ordner so, wie sie sind. Aufräumen vorher schadet nicht, ist aber keine Bedingung.
Findet die KI auch eingescannte Unterlagen?
Ja. Gescannte PDFs und Fotos von Dokumenten werden beim Einlesen per Texterkennung lesbar gemacht. Bei sehr schlechten Scans kann die Erkennung lückenhaft sein.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie dieser Ablauf bei Ihnen heute läuft.
Lieber gleich reden? Rufen Sie an:
+43 699 17119818