Alte Angebote als Vorlage nutzen: Wie findet man den passenden Auftrag?
Ein früheres Angebot zu einer ähnlichen Arbeit ist die beste Grundlage für ein neues, wenn man es findet. Dafür braucht es aussagekräftige Positionstexte und am besten eine Nachkalkulation. Eine KI-Suche kann passende Aufträge über eine Beschreibung finden, statt über Kundennamen.
In Kürze
- Gesucht wird meist nach Kunde oder Jahr, gebraucht wird aber die Art der Arbeit.
- Aussagekräftige Positionstexte machen alte Angebote erst wiederverwendbar.
- Nachkalkulationen zeigen, ob die damalige Kalkulation gestimmt hat.
- Alte Preise sind kein Preis für heute.
Warum alte Angebote so selten wiederverwendet werden
Wer ein paar Jahre im Geschäft ist, sammelt viele Angebote im Archiv. Gefunden werden sie oft über den Kundennamen oder die Angebotsnummer. Wer aber eine neue Anfrage für ein Carport mit Flachdach hat, sucht nicht nach einem Kunden, sondern nach „dem Carport von damals, das so ähnlich war“. Und an den Namen erinnert sich niemand mehr.
Was macht ein altes Angebot wiederverwendbar?
Zwei Dinge: aussagekräftige Positionstexte und eine Nachkalkulation.
Ein Positionstext wie „Pos. 3 lt. Besprechung“ hilft niemandem. „Stahlunterkonstruktion feuerverzinkt, 4 Stützen, Flachdach mit Trapezblech“ hilft auch in fünf Jahren noch, und zwar jeder Suche.
Die Nachkalkulation zeigt, ob die damalige Kalkulation gestimmt hat. Wurde die Montage unterschätzt, sollte das beim nächsten Angebot nicht wieder passieren.
Wie hilft eine KI-Suche?
Eine Wissensdatenbank kann frühere Angebote über eine Beschreibung finden: „Carport, Stahl, Flachdach, etwa 6 mal 3 Meter“. Sie zeigt passende Angebote mit Datum und den übereinstimmenden Positionen. Liegen Nachkalkulationen vor, findet sie auch diese.
Wichtig ist der Unterschied zwischen Finden und Rechnen. Die KI findet und fasst zusammen. Material- und Lohnkosten von heute rechnet weiterhin der Betrieb.
Worauf man achten sollte
- Preise von damals nie ungeprüft übernehmen.
- Kundenspezifische Absprachen aus dem alten Angebot nicht unbemerkt mitkopieren.
- Angebote und Kalkulationen nur den Personen zugänglich machen, die sie sehen sollen.
Häufige Fragen
Rechnet die KI das neue Angebot?
Nein. Sie findet passende frühere Angebote und fasst zusammen, was damals angeboten wurde. Kalkulation und Preis bleiben beim Betrieb.
Was, wenn unsere alten Angebote nur in der Branchensoftware liegen?
Dann hängt es von den Export- und Schnittstellenmöglichkeiten der Software ab. Häufig werden Angebote zusätzlich als PDF abgelegt; diese lassen sich einbeziehen.